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　　在《致加西亚的信》中，哈伯德极力贬低了上司与部属的沟通，认为杰出的员工应该能心领神会，然而再简单的问题也有理解错了的时候，再默契的配合也有沟通不到位的时候，我们应该要沟通到位，“说话说到位”。古语说“问路时宁可多问一百遍，也不可走错一遍。”交流工作也是一样，宁可多说十遍，也不可办错一件。
　　著名管理学家克劳士比时常提起这样一个故事：
　　一次工程施工中，师傅们正在紧张地工作着。这时他手头需要一把扳手。他叫身边的小徒弟：“去，拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。他等啊等，过了许久，小徒弟才气喘吁吁地跑回来，拿回一把巨大的扳手说：“扳手拿来了，真是不好找！”
　　可师傅发现这并不是他需要的扳手。他生气地说：“谁让你拿这么大的扳手呀？”小徒弟没有说话，但是显得很委屈。这时师傅才发现，自己叫徒弟拿扳手的时候，并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手，也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些，可实际上徒弟并不知道。师傅明白了：发生问题的根源在自己，因为他并没有明确告诉徒弟做这项事情的具体要求和途径，太轻信了心领神会。
　　第二次，师傅明确地告诉徒弟，到某间库房的某个位置，拿一个多大尺码的扳手。这回，没过多久，小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。
　　克劳士比讲这个故事的目的在于告诉人们，要想把事情做对，就要清楚地告诉别人：该做什么，何时去做。在我们给出做某事的标准之前，我们没有理由让别人按照自己头脑中所谓的“对”的标准去做。
　　进行简单沟通的技巧
　　1．能站着沟通，就不要坐着沟通。任何管理人员到车间现场不准坐下来。
　　2．主动与上司沟通，应懂得主动争取每一个沟通机会。
　　3．每个月询问你的主管：“我做得如何？”、“原先的工作安排有没有必要调整？”尽量提出具体的问题。
　　4．想让员工很好的完成任务，就要对其工作不断督促、检查，主动走出办公室，主动找员工了解情况。
　　5．与他人说话时必须依据对方的经验；要从对方立场考虑，使用大家都听得懂的语言。
　　6．有经验的聆听者通常用自己的语言向讲话者复述他所听到的，好让讲话者确信，他已经听到并理解了讲话者所说的话。
　　7．能用说的就不用写的，采取最简捷的方式。
　　8．尽量用面谈而不用转告，缩减中间环节。
　　9．当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变。
　　10．沟通的目的是传达信息，而不是为了说服对方。
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第5章　制作简单的报告（1）

　　人类不擅长处理大量的新数据和信息，一般的人们在短期内最多能记住6～7条数据或信息。因此，庞大的信息量对于人们来说往往都是累赘。事实上，由于人类思维方式的限制，简单的信息量远比复杂的信息量更有利于人类的思考和决策。
　　？实时的沟通，让我们觉得必须随时让人找得到、必须响应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的期待而工作过量、过度消耗自己。
　　？电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界，也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。
　　？最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。
　　？一页报告的威力就在于，它比那些重点分布于几十页的“纸堆”要简明有效得多。事实上，任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费，甚至会产生不良的后果。
　　？要写出言简意赅的工作报告，你的文章就不能像读书时参加作文竞赛那样，用大量无用的累赘的词藻，而只能用简单的、恰当的词语表达出准确的意思。
　　？良性互动是相互理解与相互沟通的最好方式。在你来我往的信息中，相互间可以很快摸清对方的意图，了解对方的关切，从而将报告引向正确的方向，上司关心的方向。
　　只有一页的报告
　　
　　1995年，一位中国留学生在中德（西门子）合资的家电公司当副总经理，开始体会简单管理的妙处。
　　有一次，要开董事会了，他就把明年的人力资源计划交给了总经理。过了两天，总经理的秘书叫他过去，他说我们德国人很懒。
　　中国留学生问为什么呢？秘书说德国人喜欢几张纸的事情变成一张纸来说，一张纸的事情最好变成几行字来说。
　　听他这么一说，中国留学生茅塞顿开。因为中国人总是一句话要变成几句话来讲，几句话要花费几个小时来讲，几个小时要变成一个上午来讲，几个字要变成一个大文章，几分钟的会议要变成一天的会议，这是一个完全不同的思维模式。能用一句话说清楚的，为什么要用几句话呢。理念不同，后面什么都不同了。
　　优秀公司的制度一般都具有简洁的特征，宝洁公司也是个很好的例子。宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点，该制度与宝洁公司雷厉风行的行政风格相吻合。宝洁公司这一“深刻简明的人事规则”的制度推动顺利，沟通良好。
　　宝洁公司品牌部经理说：“宝洁公司有一条标语——‘一页报告’，它是我们多年的管理经验的结晶。事实上，任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费，甚至会产生不良的后果。”
　　我们可以把这一风格追溯到宝洁公司的前任总经理理查
　　德？德普雷（Richard　Deupree），他强烈地厌恶任何超过一页的报告。他通常会在退回的一个冗长的报告上加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西！”
　　如果该报告过于复杂，他还会加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的！”
　　一位采访者曾经要他解释这一点，他说：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题。只有这样，我们才可以更好地进行下面的工作。”

第5章　制作简单的报告（2）
曾任该公司总裁的爱德华？哈尼斯（Edward　Harness）在谈到这个传统时说：“从众多意见中筛选出有关事实的一页报告，正是宝洁公司做出正确决策的基础。”
　　大量雇员之间无休止的较量，导致了解决问题过程中的“政治化”和复杂化，这些又进一步地增加了不稳定性的因素。因此，一页报告解决了很大的问题。
　　首先，只有少量的问题是最值得讨论的，一页的报告使人们的头脑明朗化。
　　再者，建议条目按顺序展开，简洁、易懂。总之，模糊凌乱的报告与简洁高效无缘。
　　查尔斯？埃姆斯（Charles　Ames）是雷兰斯电器公司（Reliance　Electric）的前任总裁，现任阿克米－克利夫兰公司总裁，他也说过一个相关的观点：“我可以让一位部门经理连夜赶出一份长达70页的意见稿，但我做不到的是，让他做好一份只有一页长的稿子、一个图表，也就是说，只注明趋向和根据这些趋向所做出的预测，然后说‘这三个因素可能会使其表现得更好，这三个因素可能会使其变得更糟。’”
　　一位金融分析家曾评价宝洁公司说：“他们干的是费力活，把事情搞得很透彻。”
　　另一个补充说：“他们处理问题很精细，甚至追求完美。”
　　人们也许会怀疑，如果说报告只有一页长，他们是如何使其处理得如此透彻，如此精湛的呢？答案是，他们不遗余力地努力将所有精华浓缩到一页。
　　一页报告的威力就在于，它比那些重点分布于几十页的“纸堆”要简明有效得多。
　　详略得当，内容精简
　　
　　作为公司的一名员工、领导的一名下属，谁都免不了要向上级提交工作计划，汇报工作进度，总结工作成绩，但是有些员工虽然工作不怎样，却总能得到上司的夸奖，而有些人工作卖力、绩效不错，却得不到上司的赏识。因此，不少人会感叹当今天下没有能相中他们这样的“千里马”的“伯乐”。其实，毛病并不是出在没有“伯乐”上，而在于他们自己不懂得作报告的秘诀。
　　有很多人都走入了两个误区：有的人认为报告越长越能显示工作卖力，越详细越能得到老板的赞赏；另一些人则恰恰相反，认为报告越短越好，越简单越能显示深厚的文字功底。其实，只要我们换位思考一下，就能知道什么样的报告是恰到好处的。
　　你的上司是一位管理者，他除了要进行统筹安排，统观全局外，他还要参加各种各样的商业活动和应酬，他的时间是多么的宝贵啊，如果你的报告事无巨细，文章冗长而难懂，你的上司怎么有心思继续听下去呢？也只有那些无所事事、碌碌无为的平庸之辈才能达到这种境界——既能够花时间听你夸夸其谈，又梦想着捞回大把的钞票。
　　有人曾经夸张地说：“比尔？盖茨一秒钟就能够赚到好几千美元，以至于他都没有时间去捡掉到地上的钱！”说得有些夸张，但是也是很有道理的，在这个信息业高度发达的时代，时间就是机会，时间就是金钱，你上司的每一分每一秒都是弥足珍贵的，是浪费不起的，没有哪个明智的上司会听你的长篇大论。所以，报告的内容切忌繁杂冗长，没有重点地乱说一气。
　　同样，过于简单、没有重点的报告可能会让你的上司很难立刻明白，不免会因此对你进行追问，或者对你说的不以为然，不加重视，与其这样给上司留下做事马虎、不周全的印象，还不如开始就将报告写好，做到详略得当，内容精简，重点突出。txt电子书分享平台　

第5章　制作简单的报告（3）
精简的内容可以让你的上司很快了解你的工作情况，对你一段时间以来的工作表现有一个大概的了解，而且精简的报告也会给你的上司一个干练、利索的好印象，从而使他从心里接受你，听完或者看完你的工作报告。
　　同时，报告的内容还要做到重点突出，详略得当。你的上司并不是你的管家婆，他没有必要知道你一天到晚都在干什么，你的报告应该能够将你的主要成绩、主要计划清晰地告诉你的上司，只有这样，你的工作才能得到正确的考核，你的计划和主张才能得到上司及时地考虑，及时地反馈。
　　可见，要让“伯乐”发现你是一匹真正的“千里马”，光有真本事，只会埋头做事是远远不够的，你还要会表现自己，而阶段性的报告就是你表现自己的一个最直接的方式。当然，如果你有机会天天和你的上司呆在一起，最直接的方式就是你的平常表现了，但这是很少人才有的殊荣，所以，你应该重视你往上司那儿递的每一个报告，让他们成为你与上司交流的媒介，成为上司了解你的最好的方式。
　　言简意赅的工作报告对于每一个员工都是非常重要的，那么怎样才能写出言简意赅的报告来呢？对于习惯了写长篇大论的人确实很难，但是，“世上无难事，只怕有心人”，当你看完了下面的故事，你就会恍然大悟，并且，你很快就可以从中总结出重要的经验来。
　　有个主编对年轻的新闻记者说：“我们的报纸不刊登冗长的文章，您送来的稿件必须是情节紧张、体裁短小、重点突出，使文章因短小而见长。”
　　这位记者不用费劲寻找新闻，因为城里刚发生了一起事故。他去了警察局，见到了遇难者家属，调查了遇难者生前的习惯并探究了这件事故的深刻意义，然后较为仔细的写起报道来，并试图写得言简意赅。当主编读完这篇文章后，记者得到的却是一顿训斥：“什么？这难道是一篇报道吗？简直是一部小说！三十行，这太长了！”
　　记者忧愁地开始改写，从三十行缩为十五行，在为自己的文采陶醉了一番后，它又去了主编那儿，可是主编根本没有读完就说：“还是太长了！”记者发火了，他再次坐到打字机旁，猛击按键，然后他从打字机上用力扯下稿纸并冲向主编，把它用力摔在主编的桌子上。
　　这次确实相当短，仅仅用三句话构成：“弗里茨－莫斯巴黑尔拿了一根划亮的火柴，在看他汽车的油箱内是否还有汽油。事故就这样发生了。火葬仪式在星期四11点举行。”
　　记者在经过几次删减后终于写出了主编满意的稿子，文章除了短小，还包括了所有的内容，真可谓言简意赅。记者是如何做到的呢？看似迫于无奈不得不作的删减，实际上只是将一些用来修饰、润饰文章的华丽词汇删除，保留重点。所以，要写出言简意赅的工作报告，你的文章就不能像读书时参加作文竞赛那样，用大量无用的累赘的词藻，而只能用简单的、恰当的词语表达出准确的意思。
　　最重要的是突出重点
　　
　　任何事物必须简单，排斥繁复的泛论。人们在生活和实践中，常常陷入陷阱，妨碍了自由的思考，就是因为欠缺简单。
　　在经营活动中，“奥卡姆剃刀”揭示的简单原则已经成为持续成长的企业成功的秘诀，在企业界中广为流行。
　　多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”根据美国商业心理顾问公司的心理学家约翰？维佛（John　We*er）所进行的研究显示，有10％～15％的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的资料不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。

第5章　制作简单的报告（4）
其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。“内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助我快速的做决策”这是詹森访问多位资深主管对于演示文稿内容的要求时，所得到的一致结论。
　　你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。如果你是老板的话，你会做出什么样的决定：新产品上市的最佳时机是什么时候？该不该跟随竞争对手降价，还是要逆势操作？
　　此外，向老板报告时，要能精确的掌控时间，你要有心理准备，在报告的过程中必定会被打断，老板可能得先接个电话，或是提出一些问题，必须花时间说明与讨论。所以，如果你有30分钟的时间，只要准备10分钟的报告内容，不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效率。
　　如果报告的主题是关于长期的规划，要记住：过去以及未来的90天是最重要的。如果你要制作10页的演示文稿，报告未来一年的年度规划，未来90天的计划应该占9页的内容，需要详细的说明，至于其余的部分只要1页就可以。
　　此外，如果你希望得到老板的支持，必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要让老板觉得你只是想偷懒，把责任推给老板。举例来说，如果你希望老板支持你的提案，你应该列出已经完成的工作项目，而后提出未来30到60天之内需要老板协助的事项：例如，他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。
　　言简意赅固然重要，但是重点突出却是更应该被看重的。有个科学家曾做了这样一个试验，他让一群人观察一头瞎了一只眼睛的大象。他先把这群人分成两组，每组10人，在第一组观察前，他先将大象的眼睛用红布蒙住，然后当着第一组人的面将红布解开，5分钟后让他们分别写出他们所看见的大象的特征。结果所有的人都发现了这头大象是一只独眼象。
　　轮到第二组了，这回，科学家并不给大象系任何红布，而是让这组人直接观察，同样是5分钟后，当教授看他们写出的大象的特征时发现只有两人发现大象有一只眼睛是瞎的。
　　难道是第一组人比第二组人聪明，善于观察一些吗？不是，只是他们间接地得到了科学家的提醒，科学家用红布蒙住大象的眼睛，首先是将所有人的目光引向了大象的眼睛，这就是第一组人比第二组人有更多的时间观察大象的眼睛；接着，是人们的好奇心的引导，究竟是什么原因要蒙住呢？这就是第一组人产生了看个究竟的想法，故而又比第二组人观察得仔细了些。
　　所以，归根结底起作用的是那块红布，而不是第一组的人比第二组的人善于观察。这块红布在这里的作用就是一个突出重点的作用。正是有了这块红布，人们的眼光才集中到了大象的眼睛处，如果你的工作报告能够重点突出，那么你的上司会很容易发现你想要传达给他的信息。
　　如果你的重点是工作计划，那么他看后就应该能够很快做出反应，使你们之间得到沟通，促进工作的良性快速发展